7 טיפים יעילים לניהול העסק בעתות שגרה ומשבר

“אין חכם כבעל ניסיון” אמרו חז”ל, ואם אתם מנהלים עסק, כדאי לכם להקשיב לטיפים העסקיים שלנו, כל שכן בתקופת הביניים הנוכחית בה מרחף איום המיתון על הכלכלה הגלובלית והמקומית. אז אם יש לכם עסק, קחו 7 טיפים מרויטל רוט, מנהלת מחלקת אנליזה בחברת דן אנד ברדסטריט, שיכולים לסייע לכם להתמודד עם אתגרי ניהול העסק בשגרה ובעת משבר.

• בחינת סוג פעילות– זה הזמן לבחון את שלל הפעילויות של החברה ולבדוק עם אילו פעילויות כדאי להמשיך, ועם אילו לא. לעיתים קיימת פעילות או כמה פעילויות אשר אינן כדאיות מבחינה כלכלית וגוררות הפסדים כספיים, או אפילו רווחים שאינם שווים את ההשקעה והמאמץ שאתם מקדישים לאותן פעילויות. במצב שכזה, צריך להסתכל בכנות ולהחליט באומץ מה הדבר הנכון לעשות והאם כדאי להמשיך עם אותן פעילויות, או שמא כדאי להפסיק אותן למרות ההשקעה שכבר בוצעה. למשל: חברה שמוכרת טלפונים סלולריים, מגני מסך וגם כיסויים לטלפון. ייתכן כי פעילות מכירת הכיסויים אינה רווחית לאור הקלות בה הצרכנים יכולים לבצע הזמנות מוזלות באופן עצמאי מהאינטרנט, או אפילו הפסדית בעקבות אחסון המלאי ושימוש באמצעי מימון לצורך ייבוא הכיסויים, ולכן כדאי לבחון את הפסקת ביצוע הפעילות באותה החברה.

• מיקור חוץ– יש נטייה לחשוב שכל הפעילות העסקית צריכה להתנהל “IN HOUSE” ושכל האנשים שמבצעים עבודות עבור החברה חייבים להיות חלק מהחברה עצמה. הדבר מוביל לכך שגם חברות קטנות וארגונים עם מעט עובדים מחזיקים משרות של מנהל משאבי אנוש, חשב שכר, מבקר, מזכירה, מתאמי פגישות ועוד. היום יש לא מעט חברות שכל ייעודן הוא לתת “מיקור” חוץ לאותם תפקידים. ייתכן כי חברה של 10 עובדים לא חייבת להחזיק בתוכה את כל התפקידים ולשלם משכורות לכל בעלי המקצוע והיא יכולה להיעזר בחברות ייעודיות לכך. בהרבה מקרים שימוש במיקור חוץ יוזיל את העלויות הכרוכות בהחזקת עובד במשרה מלאה או חלקית. לעיתים החברה זקוקה לשירות הנ”ל לתקופות מסוימות ולא באופן שוטף ויום יומי. למשל: ייתכן ובחברה קטנה יש צורך במנהל חשבונות שמגיע לעבודה רק יום או יומיים בשבוע, וניתן להיעזר באנשי משאבי אנוש רק שיש צורך בגיוס כוח אדם חדש וכדומה.

• חכו לזמן הנכון כדי להגשים את החלומות שלכם– חשוב שלעסק שלכם יהיו חלומות להתפתח ולשגשג. חשוב שכל בעל עסק יסתכל בראייה קדימה ויחלום לאן הוא רוצה להוביל את העסק שלו, הן בטווח הקצר והן בטווח הארוך. ללא שאיפות יהיה קשה לחברה להתפתח ולהתקדם. יחד עם זאת, צריך לדעת מתי לממש חלומות ובתקופה הנוכחית אשר קיימת בה אי וודאות כלכלית, האינפלציה נסקה מעלה והיא הגבוהה ביותר מזה שנים רבות, הריבית במשק עלתה בצורה דרסטית ובמהירות גבוהה אשר ייקרה את עלויות האשראי והמימון באופן ניכר, שווה לשקול באם עכשיו זה הזמן הנכון לממש את החלומות שלכם. כמובן שכל מקרה הוא לגופו, אולם אנחנו הולכים לקראת שנה כלכלית מאתגרת ושווה לשקול היטב לפני שמוציאים כספים רבים לטובת הגשמת החלום שלכם. אל תפסיקו לחלום, שווה לכתוב את החלומות שלכם, אפילו לתכנן אבני דרך לתהליך הגשמת החלום, אך בתקופה הקרובה כדאי לאחסן אותם ולנסות להגשימם כאשר מצב השוק ישתפר.

• התמקדות במוצרי ליבה– לכל חברה יש מוצר או שניים המוגדרים כ’לחם והחמאה’ שלה – מוצרים שעליהם החברה בעצם מניחה את התשתית הקיומית שלה. לרוב מדובר במוצרים שקל לחברה לייצר ואשר מכניסים לחברה הכנסות ורווחים קבועים מידי חודש. מוצרים אלו בדרך כלל גם אינם חשופים מידי לתנודות מחירים ומחירם נשאר פחות או יותר קבוע. זה הזמן להרחיב את החלק של המוצרים האלו ב”עוגת” המכירות שלכם. למשל, אם לפני התקופה הנוכחית מכרתם 40% מהמוצר הנ”ל וכל שאר ההכנסות מבוססות על מוצרים אחרים, כדאי להרחיב את האחוז המבוסס על המוצר המרכזי שלכם ולמכור אותו ב 60% מסך כל המכירות שלכם. המעבר הזה ייצר לכם הכנסה קבועה לעסק ויגרום לשקט בתקופה הסוערת הזאת. גם אתם תהיו מרוצים וסביר להניח שגם חשבון הבנק שלכם ייראה טוב יותר.
• הגדלת הכנסה –בכל חברה כדאי לקיים הליך שמטרתו ביצוע בדיקה הבוחנת כיצד ניתן להגדיל את הכנסות החברה עם אותה מצבת כוח אדם הקיימת כעת. בחלק מהחברות קיימת “אבטלה סמויה” אשר פחות באה לידי ביטוי בימים שבשגרה ויכולה להסתבר כקריטית בתקופה הנוכחית. חשבו איך אתם יכולים לנצל כל משאב קיים וזמין בחברה על מנת ליצור הכנסה נוספת. לדוגמה: אם יש כבר איש מכירות מיומן שמבקר לקוחות בשטח באופן קבוע – אולי הוא יכול להוסיף מוצר אחד נוסף למכירות שלו? הרי כבר יש לו יכולת מכירה מוכחת, הוא מבקר פיזית אצל הלקוח, זה הזמן לנסות ולהגדיל דרכו את ההכנסות.

• נקיטת משנה זהירות בעסקאות – בתקופות משבר השינויים הם גדולים ומהירים יותר. לא בטוח שחברות שהיו יציבות ורווחיות לפני חודש, יישארו יציבות בעוד חודש. זו בדיוק הסיבה שבגינה יש לנקוט במשנה זהירות בביצוע עסקאות מול הלקוחות העסקיים שלכם, שגם אם בשגרה לא היה חשש שלא ישלמו בזמן, או שהצ’קים שלהם יחזרו, שעת משבר יכולה לטרוף את הקלפים ולשנות מציאות תוך זמן של ימים ושבועות ספורים. בדקו את המצב הפיננסי של הלקוחות שלכם והישארו עם יד על הדופק, כל שכן בעסקאות בהיקפים גדולים. ישנן פעמים שמוטב לבטח עסקאות בהיקפים גדולים או להקטין חשיפה מול לקוח בודד טוב, למרות שיש לכם היסטוריה טובה עם הלקוח בימי שגרה. אנו רואים שהמצב במשק משפיע על הרבה מאוד עסקים, ובתקופה הזאת, בה שוררת אי ודאות כלכלית ומתקיימת עליית מחירים רוחבית, ישנה אפשרות שעסקים שהיו עד לאחרונה יציבים לא ישרדו את המצב המאתגר הקיים בשוק הפיננסי העולמי והמקומי.
• בחינת סניפי החברה– במקרים מסוימים ישנם עסקים שיש להם יותר מסניף אחד, לפעמים סניפי החברה הנוספים ממוקמים באותה המדינה ולפעמים במדינות אחרות. במצב שכזה יש לעקוב באופן רציף אחרי הביצועים הפיננסיים של כל אחד מהסניפים והכרחי להתייחס לכל סניף כיחידת רווח והפסד עצמאית. גם אם כל פעילות החברה מתנקזת לאותו ח.פ, על בעל העסק ליצור אצלו הפרדה פנימית בין הסניפים השונים ולייצר דו”ח רווח והפסד עצמאי נפרד לכל סניף. פעמים רבות חלק מהסניפים אינם רווחיים מסיבות שונות, כגון: מיקום גיאוגרפי, אי נוכחות של מנהל חזק באותו סניף, עובדים פחות טובים, מתחרים חזקים באותו אזור ועוד, וסניפים אלה מושכים את כל החברה כלפי מטה. בחינה מדויקת של כל סניף בפני עצמו תעזור לקבל החלטה בדבר סגירת הסניף, או לסירוגין, ביצוע בדיקה מעמיקה שתמצא את הסיבה לחוסר הרווחיות, ואז יש להחליט באם ניתן לשפר את המצב, או שיש לסגור את נקודת המכירה שמשפיעה לרעה על כל העסק.

אנחנו צועדים לקראת תקופה מסוימת של חוסר ודאות כלכלית. על אף שמצב המשק הישראלי טוב יחסית, אם יתממשו התחזיות המדברות על מיתון כלכלי גלובלי הרי שהמצב ישפיע גם על הכלכלה הישראלית. לכן, חשוב לבעלי העסקים להיות ערים ומוכנים לסיטואציה שבה אנשים יצרכו ויקנו פחות, ולדעת להתנהל באופן הנכון בכדי לשמור על יציבות ושגשוג העסק שלכם, בתקווה שהמשק יחזור לשגרה ולצמיחה גבוהה בהקדם.