איך מנהלים פרויקטים בעידן הדיגיטלי: הכלים שאתם חייבים להכיר

הפקת אתר חדש, פיתוח מוצר מעניין, השקת שירות ייחודי – כל עסק והפרויקט שלו, שבהוצאתו אל הפועל הוא משקיע משאבים (ותשוקה) לאורך כל הדרך, משלב הרעיון ועד לתוצר הסופי.
כדי שהפרויקט יקרום עור וגידים, יש לנהל אותו באדיקות בכל מחזור חייו. ניהול פרויקט הוא משימה מאתגרת ומורכבת, אבל בעלת חשיבות קריטית .

“הפעולות שומרות על האורות דולקים, האסטרטגיה מספקת אור בקצה המנהרה, אבל ניהול פרויקטים הוא מנוע הרכבת שמניע את הארגון קדימה”, כך אמרה באחד הציטוטים המפורסמים בתחום ג’וי גאמז, מנהלת פרויקטים שאמונה על לא מעט פרויקטים מרשימים, וביניהם סקירת אבטחת איכות של יישום בארגון של האו”ם, הוראה באוניברסיטת קליפורניה ובדיקת אימות נתונים עבור תאגיד תקשורת גדול והטיבה ללכוד את המהות של ניהול הפרויקטים כ”דלק” של החברה.

ניהול פרויקטים תוך כדי תנועה
אם בעבר הגישה המסורתית בתחום היתה של “מפל מים”, לפיה, תהליך הפרויקט זורם כלפי מטה ולפיו עוברים משלב אחד בפרויקט לבא רק כאשר השלב הקודם הושלם בהצלחה, הרי שכיום המתודולוגיה הרווחת היא של Agile – ניהול פרויקטים זריז בו מבצעים כל משימה בהתאם לדרישות המצב ולא בהתבסס על תהליך מתוכנן מראש ומעדכנים תוך כדי תנועה ובאינטראקציה מתמדת.
ניהול פרויקט מנצח מבוסס, בין היתר, על הגדרת היקף הפרויקט, קביעת לוחות זמנים תוך תמרון לשינויים, חלוקת משאבים והקצאת סמכויות וקביעת אבני דרך ומעקב אחרי התקדמות ואופטימיזציה של התוצאות וניתוח לאחר סיום הפרויקט כדי להפיק מסקנות להמשך.

אין ספק שהטכנולוגיה שינתה את אופן ניהול הפרויקט. בעידן הדיגיטלי, ניהול פרויקטים השתכלל פלאים הודות לפלטפורמות חדשניות וכלים מתקדמים המסייעים בקבלת החלטות חכמה יותר מבוססת נתונים, הערכת סיכונים מדויקת, יכולת תפעול שוטפת וביקורת מעמיקה לשיפור הביצועים. ישנם כלים רבים שמסייעים לנהל פרויקטים גם מרחוק, לארגן את העבודה ולייעל את התהליך גם באמצעות AI. לפניכם הכרות עם החמישייה הפותחת בתחום, שלכל אחד ממנה מסלול חינמי למתחילים:

Trello – לשתף פעולה בזמן אמת
יישום פופולארי ידידותי לניהול פרויקטים ובעיקר לשיתוף פעולה בין חברי הצוות עם מסלול חינמי אותו ניתן לשדרג בתשלום. הפלטפורמה מציעה זרימת עבודה לכל פרויקט, גדול או קטן וכוללת לוחות לארגון משימות, רשימות לאפיון השלבים השונים של משימה וקלפים המייצגים רעיונות ואת כל המידע כדי להציע את העבודה, כולל אפשרות לציין סטטוס וכן לשלוח התראות על שינויים במשימות או ביעדים ובמועדים. אפשר להשתמש ב-Trello גם במובייל.

ClickUp – לעקוב אחר ביצועים
פלטפורמה אהודה לניהול פרויקטים שבאמצעותה ניתן להפגיש את הצוות לשתף פעולה בכל פרויקט, להציג פרויקטים בלוחות, ליצור תרשימי גאנט, לעקוב אחר צד עומס של כל חבר צוות. באמצעות היישום אפשר ליצור זרימת עבודה עם כל אחת מהתצוגות הניתנות להתאמה אישית, להעביר רעיונות, להוסיף הערות לכל משימה ומסמך ואפילו לעקוב אחר זמני ביצוע עם טיימר גלובלי שפועל ממחשב שולחני או מנייד.
הגרסה החינמית כוללת משימות ללא הגבלה, מסמכים שיתופיים, צ’אט בזמן אמת, הקלטת וידאו בתוך האפליקציה ועוד. היישום מאפשר לגלות אילו פעולות מייצרות ערך ולתת קדימות ועדיפות לפעולות אלה.

Wrike – לפרודקטיביות מוגברת
פלטפורמה נוספת של All-In-One לניהול פרויקטים, ארגון עבודה ושיתוף פעולה צוותי. באמצעות הפלטפורמה ניתן לנהל פרויקטים, להניע יוזמות ולשפר את הפרודקטיביות ויצירת סדרי העדיפויות.
ל-wrike אוטומציות שונות שמאפשרות לייעל את התהליכים והיכולת לגרור ולשחרר בין תרשימי גאנט בממשק ידידותי ונוח נחשבת לגולת הכותרת שלה. כמו כן, היא מציעה מעל 400 אינטגרציות מובנות עם גוגל, מייקרוסופט, דופבוקס ועוד. יתרון בולט נוסף עליו מדווחים בביקורות על Wrike  הוא שאפשר לחסוך זמן על ידי התאמה אישית של תבניות עבור פרויקטים דומים ולא צריך להתחיל כל פעם מחדש.

Asana – לשיפור התכנון האסטרטגי
כלי לניהול פרויקטים הכולל גם גרסה חינמית שמאפשרת להעצים את הצוותים בארגון ובעיקר לבצע תהליכים עסקיים מהירים יותר על ידי חיבור העבודה ליעדים במערכת אחת, כולל תיעדוף בעבודה בעלת השפעה גבוהה יותר עם תובנות מהפרויקט בזמן אמת.
דרך המערכת, ניתן להוסיף משימות לפרויקטים מרובים, לעדכן מידע בו זמנית על פני מספר פרויקטים, לזהות את אבני הדרך החיוניות ביותר להשלמת הפרויקט ולעקוב אחר העבודה ללא מאמץ.

monday – זרימת עבודה ידידותית ונוחה
מערכת ניהול פרויקטים שגם לה מסלול חינמי בסיסי להכרות עם המערכת. היישום מאפשר לבנות זרימת עבודה באמצעות לוחות ויזואליים הניתנים להתאמה אישית. המערכת מתאימה למספר משתמשים ומעניקה כלים ליצירת תקשורת סביב משימות, לוחות זמנים, חלוקת משאבים כולל התראות. בנוסף, monday בעלת יכולת לשתף לוחות עם אנשים מחוץ לחברה כמו פרילנסרים וניתן ליצור באמצעותה אוטומציות שונות לחיסכון משמעותי בזמן.

אמצו את הכלי הנוח לכם ביותר לאחר שהתנסיתם בכולם ובחרתם עם איזו פלטפורמה הכי נוח וכדאי לכם להמשיך להפיק פרויקטים מוצלחים ביעילות, ביסודיות ובמקצועיות!