המסע בעקבות הזמן האבוד

איך תנהלו את הלו”ז ותספיקו יותר במינימום מאמץ

זה לא סוד שרוב בני האדם היו שמחים לשעה נוספת מדי יום כדי להספיק יותר דברים. הזמן הוא משאב מוגבל ובזירה התחרותית, בעולם שמתפתח בקצב דינאמי ומסחרר, צריך תמיד לעמוד בקצב ולנסות להעלות את הפרודקטיביות בכפוף ללוח הזמנים הצפוף.
המנטור סטיבן קובי אמר: “המפתח הוא לא לבזבז זמן, אלא להשקיע אותו” והאתגר הגדול היום בעולם העסקי הוא כיצד לנצל את הזמן טוב יותר. לפניכם מספר טכניקות ואסטרטגיות לניהול זמן לשנה חדשה ויעילה יותר:

בדקו לאן בורח הזמן
נסו לתעד יום בחיים המקצועיים שלכם וערכו ביקורת זמן על מנת להבין על מה אתם או העובדים מבזבזים את הזמן.
ניתן לעקוב אחר משימות שבוצעו ולמדוד כמה זמן בממוצע לוקחת כל משימה ולבחון האם ניתן להפחית משימות, לרכז משימות או לבצע אותן אחרת, כדי לחסוך בזמן מבלי לפגוע באיכות הביצוע.
למשל: להמיר שיחות טלפון בהתכתבות במיילים או לצמצם ישיבות צוות באמצעות תוכנה לניהול פרויקטים בה כל אחד מסמן מה על מה הוא עובד כולל הצעות לשיפור או רעיונות ומחווה דעה על רעיונות של עמיתים.

קבעו תיעדוף משימות
כדאי לקבוע לו”ז ריאלי בהתבסס על הערכת זמנים בהתאם למטלות שעומדות על הפרק ולבצע מדי יום או שבוע סקירה של המשימות ותיעדוף משימות מפתח לפי רמת הדחיפות או משימות שמספקות תשואות גבוהות יותר.
ניתן גם לסדר את המשימות בהתאם למצב הערנות. למשל, משימות מורכבות לשעות ערות טובות יותר. בספר  Habits of Highly Effective People 7 דן סטיבן קובי במטריצת ניהול הזמן המכונה “מטריצת אייזנהאואר”, ומשתמש בה ככלי ניהול משימות, שמסייע לשקול את התוצאות ארוכות הטווח של המשימות היומיומיות תוך התמקדות במה שיעשה אתכם ליעילים ביותר.
על פי שיטה זו: כל משימה נבחנת תחת המטריצה של דחוף וחשוב.
הבחנה בין משימות דחופות וחשובות היא מהותית, כאשר משימות דחופות דורשות תשומת לב מידית כמו סיום פרויקט עם תאריך יעד ומשימות חשובות הן משימות שאולי לא דורשות תשומת לב מידית, אבל הן מסייעות בהשגת מטרות ארוכות טווח.
לפי מטריצה זו, יש להתעלם מהמשימות שאינן חשובות ואינן דחופות, את המשימות הדחופות והחשובות יש לבצע מיידית, את המשימות הדחופות אך הבלתי חשובות יש להעביר לביצוע על ידי עובד/ספק, ולמשימות החשובות שאינן דחופות יש לקבוע תאריך לסיום ולביצוע באופן אישי.
בנוסף, כדאי לקבוע יעדים שניתנים למדידה ותחומים בזמן על מנת לבחון שוב ושוב כמה זמן ביצוע והיכן ניתן ליעל.

זהו את הקצב הנכון עבורכם
ישנם מודלים שונים לניהול זמן שדנים בזרימה נכונה של עבודה. טכניקת פומודורו למשל מבוססת על הרעיון שאנשים פרודקטיביים יותר כאשר הם עובדים בפרצי זמן קצרים. הטכניקה מציעה פרקי עבודה של 25 דקות שביניהן 5 דקות הפסקה וניתן להשתמש בטיימר בטלפון כדי למדוד ולשנות את מרווחי הזמן לפי תנאי העבודה וההעדפה. בדקו מה סגנון העבודה היעיל עבורכם ודעו מתי לקחת הפסקות, להתרענן ולחזור לעבודה.

הסחות דעות הן האויב של יעילות
יש סיבה שעסקים רבים אימצו בחום את המודל ההיברידי, כי הם גילו שפעמים רבות כאשר אנשים עובדים מהבית דעתם פחות מוסחת בשיחות ליד מכונת הקפה או בישיבות שניתן להוריד מהם את הסמול טוק ולהעביר לזום כמו גם עבודה נטו בלי העייפות המצטברת של עמידה בפקקים.
שימו לב מה מונע מבעדכם להתרכז טוב יותר וכיצד תוכלו לחדד את המיקוד. למשל, הרכבת אוזניות לנטרול רעשי רקע, סידור פינה שקטה, שימוש במחיצות אקוסטיות בין עמדות עבודה, העברת תהליכי חשיבה לחדרי שקט, כיוון הטלפון למוד שקט.
הגישה של דיוויד אלן “לגרום לדברים לקרות” יכולה לעזור לכם לצמצם את המשימות ולמנוע הפרעות שיפגעו בתפוקה. אלן מציע למשל, להתעלם ממידע לא רלבנטי, להעביר הלאה משימות שמישהו אחר יכול לעשות, לחלק משימות מורכבות למספר פעולות לביצוע.

קיצור תהליכים באמצעות אוטומציה
היפטרו מגזלני וזוללי זמן וחשבו איך אפשר לשפר תהליכים באמצעות כלים אוטומטיים שיכולים לעשות עבורכם את העבודה בפחות זמן. למשל, תזמון פוסטים למדיה החברתית או עבודה בתבניות מוכנות של עיצוב.
היו תמיד עם יד על הדופק בכל הנוגע לניהול הזמן: נסו את Microsoft Dynamics Time Management המאפשר ליצור, להציג, לערוך ולשלוח כרטיסי זמן. todoit אף היא אפליקציה להגברת היעילות באמצעותה ניתן לנהל משימות, לחלק אותן לתתי משימות, להעביר משימות לפרויקטים, לשתף את הפרויקטים, לתת למשימות רמת עדיפות, להגדיר תזכורות וכדומה.

השעון מתקתק? הזמן טס, יום העבודה כמעט הסתיים ועוד לא הספקתם מה שרציתם? אמצו את הטכניקות השונות ובדקו את השפעתן על היעילות בעבודה.

בדן אנד ברדסטריט חוסכים לכם זמן רב בחקר אנשי מפתח בארגונים ומספקים לכם גישה למאגר עצום של נתונים שיחסוך לכם זמן רב בזירה התחרותית!