ניהול בשלט רחוק – איך לנהל ביעילות את העסק והעובדים מרחוק

המציאות התעסוקתית, שהתהוותה לאור משבר הקורונה העולמי ועתה, עם המלחמה בישראל,  הובילה עסקים רבים ליישם מדיניות של עבודה היברידית, שחלקה מתבצעת מבית העסק וחלקה מבית העובד או אפילו לעבור לעבודה מלאה מסביבת המגורים.

עם זאת, לא כולם אימצו בחום את הקונספט של עבודה מרחוק ונוצרו חילוקי דעות האם באמת מדובר בפורמט שמתאים לכולם: יש מי שגורסים שהמשמעת העצמית והביצועים נמוכים יותר כאשר העובדים יושבים כל אחד בנפרד במקום אחר, הרחק מהעיניים המפקחות של הבוס, בעוד שיש מי שסבורים שדווקא היעילות עולה כאשר כל אחד עובד מ”אזור הנוחות” שלו.

כך או כך, נראה שבעידן הנוכחי, בשל אילוצים שונים ובייחוד כעת בשגרת חירום או כשיטה אטרקטיבית למשוך מועמדים המעוניינים לשלב בין “חיים מקצועיים לחיים אישיים”, יותר ויותר חברות מוכנות לפעול בגישה חלקית או מלאה של עבודה מרחוק.

על פי נתונים שפורסמו בפורבס , נכון לשנת 2023, רק כ- 12.7% מהעובדים במשרה מלאה עובדים מהבית, בעוד 28.2% עובדים במודל היברידי, אך כ- 98% מהעובדים רוצים לעבוד מרחוק לפחות חלק מהזמן. (מקור: https://www.forbes.com/advisor/business/remote-work-statistics/).

אין ספק שעם הטכנולוגיה המתקדמת והחדשנות הטכנולוגית, יותר פשוט היום לנהל מרחוק בשל שפע של כלים טכנולוגיים יעילים באבטחה מוגברת, אשר מאפשרים לבקר את האיכות והתקדמות העבודה ולאפשר גם לצוותים להתנהל בשיתוף פעולה.
לפניכם מספר עצות איך ליישם הרגלי עבודה יעילים עבור העובדים לעבודה מהבית וכיצד לנהל אותם מרחוק בדרך הטובה ביותר ולהתמודד עם האתגרים שצצים תוך כדי תנועה:

יישום מדיניות עבודה מרחוק
כאשר מבססים עבודה שגרתית מרחוק, חשוב מאוד להדריך את העובדים באשר לנהלים, הכללים הקריטיים ושיטות העבודה המצופות המומלצות מהם, כדי שהכל יהיה ברור עבורם, כולל מספר השעות שעליהם לעבוד ולהיות זמינים וכיצד הם נדרשים לדווח עליהן, דיווח בתחילת יום ודיווח בסיום יום ועוד סטנדרטים ברורים לעבודה.
כדאי גם לערוך עמם הכרות עם מדיניות האבטחה, איומי סייבר למיניהם, כמו לא ללחוץ על מיילים לא מזוהים ועל קישורי פישינג זדוניים.
ניתן להשתמש בכלים לניהול סיסמאות כמו LastPass, 1Password, Keeper וכן בכלים להצפנת חיבור האינטרנט דוגמת VPN: NordVPN, ExpressVPN, Surfshark.
עליכם לבצע הכשרה גם בכל הנוגע להתנהלות נבונה עם הפלטפורמות של עבודה מרחוק, לרבות תוכנות וועידה בווידאו עם עמיתים ולקוחות ועדכון במערכות לניהול פרויקטים בשלבי הביצוע השונים, זאת על מנת שיהיה מעקב רציף וצמוד על ההתנהלות העסקית.

השקעה במחשוב ענן
על מנת שהעבודה מרחוק תתבצע היטב, יש להשקיע במחשוב ענן, שיכול להיות חסכוני מאוד ולחסוך כסף ומיקום על ציוד ותשתיות וגם להפחית את העומס, ניתן להרחבה ומאפשר חוויית שיתוף ועבודה מרחוק טובה יותר.
ישנם כלים ומבחר אפליקציות עסקיות מבוססי ענן שמספקים גישה אופטימאלית לכולם לכל המערכות של הארגון, מכל מקום ובכל זמן. משאבים דומים לאלה שזמינים להם כאשר הם מגיעים למשרד. בכל מקרה, תוכלו להשתמש גם בכלי אחסון בענן דוגמת Dropbox, Google Drive, OneDrive להעברת קבצים ומידע בין עמיתים.

כלים לעבודה וירטואלית ותקשורת רציפה
התשתית הטכנית קריטית להצלחה בעבודה במרחב וירטואלי משותף וחשוב לבחור את האמצעים הנכונים שיאפשרו עבודה מרחוק.
Slack נחשב לכלי תקשורת מצוין בין צוותי, המסייע לעובדים להרגיש יותר מחוברים זה לזה ולארגון. אפשר לשלוח דרכו הודעות לכל אדם בתוך או מחוץ לארגון, לעבוד בחללים ייעודיים המכונים ערוצים והוא תומך בעבודה א-סינכרונית ללא קשר למיקום או לאזור הזמן.
עם התעצמות כלי ה-AI אפשר לראות פלטפורמות תקשורת עסקית בעלייה לפגישות וירטואליות כמו Dialpad שגם היא מאפשרת ליצור תקשורת בעיקר עם לקוחות כולל חייגן מכירות אוטומטי, משלב קול ווידאו ואפשר לגשת אליה מכל מכשיר תומך אינטרנט.

מאז פרוץ המלחמה, יותר מעסיקים מקפידים בשמירה על תקשורת רציפה עם העובדים, זאת גם מתוך הבעת עניין ודאגה כנה לשלומם ולשלום ביתם ולתפקודם מההיבט המנטלי ומעוניינים לשדר להם “שהם לא לבד” בתקופה כה מטלטלת.
 
תשתית לניהול פרויקט מרחוק
כדי שתהיו תמיד עם יד על הדופק ותדעו שכולם בעשייה, כדאי להשתמש בכלים לניהול פרויקטים לעבודה מרחוק, כמו , Trello,Asana ו-Monday לחלוקה נוחה של עומסי עבודה, תכנון העבודה בצורה וויזואלית, כולל תזכורת לדד ליינים לפרודקטיביות מוגברת, הפקת דוחות על הפרויקט ולצורך קבלת החלטות נבונה יותר מבוססת נתונים.

שיחות וידאו מרחוק
כדי להרגיש קרוב גם כאשר רחוקים, חשוב שחברי הצוות יכירו זה את זה וגם אתם אותם ואין כמו לראות פנים ולשמוע קול על מנת להתחבר לממד האנושי.
קיימות פלטפורמות שונות ליצירת שיחות וידאו כמו Microsoft Teams שמאפשר לייצר צ’אטים כולל שיתוף קבצים וצילומי מסך והזדמנות ליהנות מאוסף של פיצ’רים דוגמת כרטיסיות לניווט בערוצי התוכן, אינטגרציה עם כלי עבודה נוספים ובוטים משוכללים לחיסכון בזמן.

בסופו של דבר, במיוחד כעת במלחמה, נראה שכדאי לגלות יותר גמישות, לסמוך על העובדים שלכם שאכן יעבדו מרחוק היטב כמו מהמשרד ואם תספקו להם את כל הכלים החיוניים הנדרשים ותעניקו להם משובים כיצד להתייעל, רוב הסיכויים שתוכלו להפיק פרודקטיביות גבוהה בכל פרויקט, בכל זמן ומכל מקום.